Darba laika uzskaite

Darbinieku darba laika uzskaite tiek realizēta, veidojot darba laika plāna un fakta grafikus/ reģistrus.

Darba laika reģistrā ir informācija par plānoto darba laiku, faktisko darba laiku, kā arī informācija par atvaļinājumiem, slimības dienām u.c. Lai atvērtu laika reģistra darba formu, noklikšķiniet uz “Grafiks / Tabelis”.

Veidlapas galvenē ietilpst lauki:

Lauks	Apraksts
Gads	Pārskata periods - Gads
Mēnesis	Pārskata periods - Mēnesis
Radīt datus	Radīt datus. Var izvēlēties: Laika plāns – formas lauki tiks aizpildīti ap plāna datiem; Laika fakts – forma tiks aizpildīta ar faktiskiem datiem. Darbiniekiem, kuriem ir aktīvā darba laika veidne ar atzīmi "Nepieciešams reģistrēt faktu", darba laiks būs 0, pārējiem plānotais darba laiks tiks uzskatīts par faktisko darba laiku; Daudzums – saražots daudzums. Izmanto, lai reģistrētu gabaldarba reģistrāciju. Reģistrējot daudzumus ir nepieciešams noradīt virsraksta filtrā Gabaldarba tipu zem kura notiek daudzuma reģistrācija; Speciāla atzīme – speciālas piezīmju ievadīšana laika uzskaitē (piemēram, komandējumu piezīmes).
Darbinieka filtrs	Darbinieka numura filtrs
Uzvārda filtrs	Ātra darbinieka meklēšana pēc uzvārda (ievadot uzvārds jānorāda ar lielo burtu)
1.Dimensijas filtrs	dimensijas filtrs (darbinieku kartiņā)
2.Dimensijas filtrs	dimensijas filtrs (darbinieku kartiņā)
Noslēpt ar līgumiem	Aktivizējiet, ja nav jāuzrāda darbinieki ar dokumenta veidu "līgums".

Veidlapas rindās ir atspoguļots norādītajā pārskata periodā aktīvo darbinieku saraksts, t.i. darbinieki kuriem:

• Darba pieņemšanas datums ir mazāks vai vienāds ar perioda beigu datumu;

• atlaišanas datums nav norādīts vai ir lielāks vai vienāds ar perioda sākuma datumu.

Veidlapas kolonnas ir norādītas pārskata perioda dienas. Nedēļas nogales vai brīvdienas ir iezīmētas sarkanā krāsā.

Izmantotais apzīmējums:

• Ciparu apzīmējums, melnā krāsa – standarta darba diena, atkarībā no izvēles laukā “Radīt datus” parāda: a) plānoto darba laiku, b) faktisko uzskaites darba laiku, c) reģistrēto saražoto daudzumu.

• Simbols "B" – brīvdiena;

• Simbols "S" – svētku diena;

• Rakstzīme "A" - reģistrēts atvaļinājums;

• Simbols "SA" - reģistrēta slimības A lapa;

• Simbols "SB" - reģistrēta slimības B lapa;

• Simbols "N" – prombūtne;

• Simbols "X" - darbinieks pieņemts darbā kārtējā periodā, bet vēlāk par norādīto datumu, vai arī darbinieks atlaists kārtējā periodā, bet agrāk par norādīto datumu.

Lai izveidotu plānotā darba laika (grafika) veidni atbilstoši sistēmas uzstādījumiem un iestatījumiem darbinieka kartē:

1. Atveriet darba laika uzskaites formu (Grafiks / Tabelis);

2. Laukā "Radīt datus" atlasiet opciju "Laika plāns";

3. Nepieciešamības gadījumā ierobežojiet darbinieku sarakstu, norādot filtrus laukos "Darbinieka filtrs", "1.Dimensijas filtrs" vai "2.Dimensijas filtrs";

4. Noklikšķiniet uz “Grafiks / Tabelis” → “Funkcijas” → “Kalkulēt plānu / faktu”. Sistēma pajautās - jāaprēķina plānotais laiks konkrētam darbiniekam vai visiem darbiniekiem, ņemot vērā norādītos filtrus. Pēc apstiprināšanas dati pa dienām tiks ielīmēti tabulā norādītajā periodā;

5. Ja nepieciešams, veiciet izmaiņas plānotajā darba laikā:

a. novietojiet kursoru uz rindas ar vēlamā darbinieka kodu un kolonnā ar vajadzīgo datumu;

b. ievadiet vajadzīgo skaitli vai simbolu;

c. nospiediet taustiņu Enter.

Reģistrējot automātisko faktiskā darba laika uzskaiti, sistēma izmanto plānotā darba laika datus par norādīto periodu, tāpēc visas plānotā laika izmaiņas jāveic pirms faktiskā laika aprēķina. Darbiniekiem, kuriem nav veikta obligātā plānotā darba laika uzskaite (lauks “Nepieciešams reģistrēt plānu”, skatīt nodaļu “Algas darba stundu veidnes”), plānotais darba laiks tiks aprēķināts pēc uzstādījumu datiem.

Lai reģistrētu faktisko darba laiku (laika uzskaite):

1. Atveriet darba laika uzskaites formu (Grafiks / Tabelis);

2. Laukā "Radīt datus" atlasiet opciju "Laika fakts";

3. Nepieciešamības gadījumā ierobežojiet darbinieku sarakstu, norādiet filtrus laukos "Darbinieka filtrs", "1.Dimensijas filtrs" vai "2.Dimensijas filtrs";

4. Noklikšķiniet uz “Grafiks / Tabelis” → “Funkcijas” → “Kalkulēt plānu / faktu”. Parādīsies vaicājuma logs, kurā jāizvēlas Sistēma pajautās - jāaprēķina faktiskais laiks konkrētam darbiniekam vai visiem darbiniekiem, ņemot vērā norādītos filtrus. Pēc apstiprināšanas dati tiks ielīmēti tabulā pa dienām norādītajā periodā;

5. Ja nepieciešams, veikt izmaiņas faktiskajā darba laikā:

a. novietojiet kursoru uz rindas ar vēlamā darbinieka kodu un kolonnā ar vajadzīgo datumu;

b. ievadiet vajadzīgo numuru vai simbolu (tādā veidā var reģistrēt arī slimības lapu B (simbols SB) un prombūtni no darba vietas (simbols N));

c. nospiediet taustiņu Enter;

Lai reģistrētu saražoto daudzumu:

1. Atveriet darba laika uzskaites formu (Grafiks / Tabelis);

2. Laukā "Radīt datus" atlasiet opciju "Daudzums";

3. Nepieciešamības gadījumā ierobežojiet darbinieku sarakstu, norādiet filtrus laukos "Darbinieka filtrs", "1.Dimensijas filtrs" vai "2.Dimensijas filtrs";

4. Novietojiet kursoru uz rindas ar vēlamā darbinieka kodu un kolonnā ar vajadzīgo datumu;

5. Ievadiet nepieciešamo daudzumu;

6. Nospiediet taustiņu Enter.

Darba laika uzskaites sadaļā iespējams norādīt speciālas atzīmes (piemēram, komandējumus). Reģistrācijas laikā iespējams ievadīt jebkurus uzņēmumā pieņemtos apzīmējumus (burtus un ciparus), atzīmes maksimālais garums ir 2 rakstzīmes.

Lai reģistrētu īpašu zīmi:

1. Atveriet darba laika uzskaites formu (Grafiks / Tabelis);

2. Laukā "Radīt datus" atlasiet opciju "Speciāla atzīme";

3. Nepieciešamības gadījumā ierobežojiet darbinieku sarakstu, norādiet filtrus laukos "Darbinieka filtrs", "1.Dimensijas filtrs" vai "2.Dimensijas filtrs";

4. Novietojiet kursoru uz rindas ar vēlamā darbinieka kodu un kolonnā ar vajadzīgo datumu;

5. Ievadiet vajadzīgo apzīmējumu;

6. Nospiediet taustiņu Enter.

Lai reģistrētu atvaļinājumu vai slimības lapu, kā arī reģistrētu pilna laika prombūtni, ir jāizmanto prombūtnes perioda reģistrēšanas funkcija. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz “Grafiks / Tabelis” → “Funkcijas” → “Reģistrēt neierašanas periodu”.

Pieprasījuma forma sastāv no sekojošiem laukiem:

Lauks	Apraksts	Obligāts
Darbinieka Nr.	Darbinieka numurs	Jā
Turpināt ar Darb. grām. ierakstu	Turpināt jau reģistrētu periodu - prombūtnes periodi sistēmā tiek reģistrēti ar vienu transakcijas numuru, kas ļauj noteikt perioda sākumu un beigas. Ja nepieciešams reģistrēt turpinājumu (nevis jaunu periodu), tad šajā laukā ir jāizvēlas turpinātā perioda ieraksta numurs (izvēlēties no saraksta jebkuru ierakstu no reģistrētā prombūtnes perioda).
No datuma	Prombūtnes sākuma datums	Jā
Līdz datumam	Prombūtnes beigu datums	Jā
Neierašanas tips	Prombūtnes tips – Atvaļinājums, Slimības lapa A, Slimības lapa B, prombūtne	Jā
Neierašanas kods	Neierašanas tipa kods (dati no tabulas “Neierašanas tipi”)
Apraksts	Apraksts

Pēc lauku aizpildīšanas noklikšķiniet uz pogas "Labi". Reģistrācijas formā parādīsies izmaiņas.

Prombūtnes perioda "atvaļinājums" un "slimības lapa A" reģistrēšana darba laika grafikā automātiski neaprēķina summas algas sadaļā, tam būs nepieciešama īpaša funkcija.

Pēc visu izmaiņu reģistrēšanas ir iespēja slēgt ierakstus no turpmākajām izmaiņām. Lai to izdarītu, nospiediet “Grafiks / Tabelis” → “Nodot” → “Aizvērt periodu”. Sistēma pajautās - slēgt ierakstus konkrētam darbiniekam vai visiem darbiniekiem, ņemot vērā norādītus filtrus. Pēc apstiprināšanas ieraksti tiks slēgti no izmaiņām. Lai atvērtu ierakstus rediģēšanai, noklikšķiniet uz “Grafiks / Tabelis” → “Nodot” → “Atvērt periodu”.

No darba laika uzskaites formas var atvērt arī darba laika detalizēto uzskaites tabulu. Lai to izdarītu, nospiediet “Grafiks / Tabelis” → “Paradīt” → “Darba uzskaites ieraksts”. To pašu tabulu var atvērt arī no darbinieka kartes.

Tabula sastāv no sekojošiem laukiem:

Lauks	Apraksts
Ieraksta Nr.	Ieraksta numurs, kas ir unikāls, sistēma piešķir automātiski
Transakcijas Nr.	Transakcijas numurs, kas apvieno vienas operācijas (piemēram, atvaļinājuma perioda) ierakstus, sistēma piešķir automātiski
Darbinieka Nr.	Darbinieka numurs
Tips	Tips. Plāns – plānotais darba laiks; Fakts – faktiskais darba laiks vai daudzums;
Ieraksta tips	Ieraksta tips: Normāls – faktiska darba laika reģistrācija, vai daudzuma reģistrācija; Brīvdiena – brīvdiena; Svētku diena – svētku diena; Neaktīvs – neaktīvs (darbiniekam piešķirts statuss neaktīvs); Atvaļinājums – Atvaļinājums; Slimība-A – Slimības lapas A reģistrācija; Slimība-B – Slimības lapas A reģistrācija; Neierašanas – neierašanas;
Grāmatošanas datums	Datums, kurā tiek reģistrēts plānotais vai faktiskais darba laiks
Stundas tips	Stundas tips – standarta stundas, virsstundas, nakts stundas
Stundu daudzums	Darba stundu skaits
Daudzums	Saražots daudzums
Dienas daudz.	Darba dienu skaits
Apraksts	Apraksts
Neierašanas kods	Neierašanas tipa kods (dati no tabulas “Neierašanas tipi”)
Speciāla atzīme	Speciāla atzīme (piem., komandējums). Jebkurš uzņēmumā pieņemtos apzīmējumus (burtus un ciparus), atzīmes maksimālais garums ir 2 rakstzīmes
Atcelts	Atzīmēts ✓ ja ieraksts ir atcelts
Aizvērts periods	Atzīmēts ✓ ja ieraksts ir noslēgts izmaiņām

Šajā formā ir iespējams atcelt reģistrētos datus. Lai to izdarītu, novietojiet kursoru uz rindas, kuru vēlaties atcelt, un nospiediet “Darba uzskaites ieraksts” → “Funkcijas” → “Atcelt ierakstus”. Pēc apstiprināšanas visi ieraksti ar norādīto transakcijas numuru tiks atcelti.

No darba laika uzskaites formas var izdrukāt darba laika grafiku. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz “Grafiks / Tabelis” → “Darba grafiks / tabelis atskaite”. Papildinformāciju par atskaites veidlapām meklējiet sadaļā Atskaites.