Rēķinu speciālā numerācija

Rēķinu risinājums nodrošina automātisku rēķinu numuru definēšanu, uzskaiti un piešķiršanu dokumentiem.

Rēķinu numuru uzstādījumi

Rēķinu numuri tiek definēti logā Dokumentu Nr.Sērijas.

Ilustrācija 11-1 “Dokumentu Nr.Sērijas”

Jāaizpilda sekojoši lauki:

Ilustrācija 1-2 “Logs Dokumentu Nr.Sērijas”

Kods – unikāls sērijas identifikators;

Apraksts – informatīvs apraksts;

Sērijas kods – burtu un/vai ciparu kombinācija ar ko sākas numuri šajā sērijā;

Sērijas un nr. atdalītājs – viens vai vairāki simboli, kuri tiks ievietoti starp sērijas kodu un numuru. Šīs lauks var būt tukšs, tad starp sēriju un numuru nebūs nekādu papildus simbolu;

Sākuma Nr., Beigu Nr. – sērijas sākuma un beigu numuri. Numuriem ir jāsastāv tikai no cipariem un jābūt vienāda garuma. Sākuma numuram ir jābūt mazākam par beigu numuru.

Numuru piemēri:

Sērijas kods	Sērijas un nr. atdalītājs	Sākuma nr.	Beigas nr.	Numura piemērs
ABC	-	0001	0099	ABC-0023
TT		001	100	TT045
CCC	(atstarpe)	500	600	CCC 555
2023	/	001	100	2023/001

Sērijas uzstādījumus var labot, ja sērijas statuss ir Neaktīvs.

Šajā logā pieejami arī vairāki informatīvie lauki:

• Statuss:

  • Neaktīvs – tiek piešķirts jaunai sērijai. Sēriju ar šo statusu nevar lietot dokumentos. Atļauts mainīt sērijas uzstādījumus, ka arī var izdzēst sēriju;

  • Aktīvs - sēriju var lietot dokumentos. Sēriju ar šo statusu nevar labot vai izdzēst;

  • Aizvērta – sēriju nevar lietot dokumentos, kā arī labot vai dzēst;

• Kopā Nr.skaits – aktīvas sērijas kopējais numuru skaits;

• Izlietoto Nr.skaits – aktīvas sērijas izmantoto numuru skaits;

• Brīvo Nr.skaits – aktīvas sērijas brīvo numuru skaits;

• Anulēto Nr.skaits – anulēto numuru skaits

• Pēdējais izmantotais numurs – aktīvas sērijas pēdējais izmantotais numurs.

Funkcijas

Logā Rēķinu sērijas ir pieejamas vairākas funkcijas:

Izveidot numurus

Pēc sērijas izveidošanas, to nepieciešams aktivizēt. Kamēr sērija nav aktivizēta, to nevar lietot dokumentos. Aktivizētu sēriju nevar labot un dzēst. Lai aktivizētu sēriju, ir jānospiež poga Izveidot numurus. Sērijas statuss tiks nomainīts uz Aktīvs. Aktivizēšanas laikā tiks saģenerēti sērijas numuri.

Aizvērt dokumentu numuru sēriju

Ja sērijai visi numuri ir izmantoti vai sēriju vairs neplāno lietot, to var aizvērt izmantojot funkciju Aizvērt dokumentu numuru sēriju. Sērijas statuss tiks nomainīts uz Aizvērts.

Atvērt dokumentu numuru sēriju

Ja ir nepieciešams atvērt aizvērtu sēriju, tad ir jāizmanto funkcija Atvērt dokumentu numuru sēriju. Sērijas statuss tiks nomainīts uz Aktīvs.

Nodzēst numurus

Ja aktīvo sēriju nepieciešams nodzēst vai labot to var izdarīt izmantojot funkciju Nodzēst numurus. Sērijas statuss tiks nomainīts uz Neaktīvs. Deaktivizēt sēriju var tikai tad, ja visi sērijas numuri ir brīvi.

Rēķinu numuri

Logā Dokumentu Nr.Sērijas, nospiežot pogu Dokumentu numuri var iegūt pārskatu par izmantotajiem numuriem no attiecīgās sērijas, kā arī atbrīvot vai anulēt numurus.

Ilustrācija 11-3 “Dokumentu numuri”

Pieejami sekojoši lauki

Dokumenta Nr. – sērijas numurs;

Statuss:

• Izmantots;

• Anulēts;

• Brīvs;

• Att. dokumenta tips – dokumenta tips, kurā tika izmantots rēķinu numurs;

• Att. dokumenta Nr. – dokumenta numurs, kurā tika izmantots rēķinu numurs;

• Att. dokumenta datums – dokumenta Grāmatošanas datums, kurā tika izmantots rēķinu numurs;

Pieejamas divas funkcijas:

Atbrīvot numuru

Ar šīs funkcijas palīdzību var veikt izvēlētā numura atbrīvošanu. Atbrīvojot numuru, pazūd saite ar saistīto dokumentu un šo numuru var izmantot citā dokumentā.

Anulēt numuru

Ar šīs funkcijas palīdzību var veikt izvēlēta numura anulēšanu. Anulējot jau aizņemto numuru, anulētajam numuram informācija par dokumentu paliks.

Numuru izmantošana dokumentos

Rēķinu numurus var izmantot šādos dokumentos:

Pārdošanas pasūtījums

Pārdošanas rēķins

Iepirkuma kredītrēķins

Iepirkuma atgriešanas pasūtījums

Pārvietošanas pasūtījums

Rēķinu numuri ir redzami šādos iegrāmatotos dokumentos:

Iegrāmatots pārdošanas rēķins

Iegrāmatos iepirkuma kredītrēķins

Iegrāmatota iekšējā nosūtīšanas p/z

Numuru var izvēlēties, kā arī apskatīt iegrāmatotajos dokumentos laukā Ārējais dokumenta numurs/ Piegādātāja kredītrēķina Nr. Pie izvēles tiks parādītas tikai aktīvās numuru sērijas.

Ilustrācija 11-4 “Rēķina Nr. lietojums dokumentos”

Numurus var ievadīt arī manuāli: ja ievadītais numurs eksistē un ir brīvs, tad tas tiek piešķirts dokumentam, pretēja gadījumā numurs nebūs atspoguļots Dokumentu Nr.sērijās.

Grāmatojot pasūtījumu, rēķinu vai kredītrēķinu, lauka Ārējais dokumenta numurs/ Piegādātāja kredītrēķina Nr. vērtība tiks pārnesta uz iegrāmatoto dokumentu. Ja pasūtījums, rēķins vai kredītrēķins tiek grāmatots daļēji, tad lauka vērtība pēc grāmatošanas paliek tukša.